Synchronisation SharePoint – 1 Les principes

La synchro, qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un service qui permet à la fois de stocker des fichiers sur un serveur et d’en conserver une copie locale sur le disque de votre ordinateur. Lorsqu’un dossier est synchronisé, la synchronisation va répercuter d’un côté tout ce qui bouge de l’autre côté : on obtient un effet de miroir entre le dossier du serveur et le dossier local.

Quels serveurs ? Quel outil de synchronisation ?

Chaque prestataire de solution « cloud » fournit son système à lui, et donc son outil de synchronisation à lui, même si le fonctionnement est toujours le même.

Citons ainsi

  • Google Drive
  • Dropbox
  • Cloud Orange

et Microsoft qui permet avec un seul logiciel, OneDrive, de synchroniser plusieurs services différents :

  • OneDrive « grand public »
  • OneDrive Entreprise
  • SharePoint

Peut-on synchroniser à plusieurs endroits ?

On peut synchroniser un espace cloud avec plusieurs matériels locaux, avec quelques remarques.

  • Pas de problème technique pour un Onedrive qui vous appartient : vous n’utilisez que quelques matériels (ordinateurs, smartphones, …) ;
  • Pour une bibliothèque SharePoint synchronisée par des dizaines de personnes, les risques de « conflits de synchronisation » augmentent. Si Pierre modifie un document que Marie veut supprimer, qui va gagner ?

Doit-on tout synchroniser ?

Dès qu’on atteint des gros volumes, il est préférable de ne pas tout synchroniser ; par exemple si on synchronise 10 bibliothèques SharePoint contenant chacune 10 000 fichiers de 5 Mo en moyenne, on se retrouve le lendemain avec 500 Go sur son disque local C: , ce qui peut bloquer l’ordi si la taille n’est pas à la hauteur.

Deux parades :

  • Sélectionner les dossiers (ne charger que les plus vivants)
  • Activer la fonction de téléchargement à la demande : on voit dans l’explorateur le nom du fichier, mais il ne sera synchronisé depuis le cloud que lorsqu’on clique dessus.

La synchro doit-elle être permanente ?

Lorsque OneDrive a été lancé, il reste activé pour démarrer avec la connexion Windows. On peut ensuite soit interrompre la synchronisation (mise en pause pendant quelques heures, par exemple pour télécharger autre chose de plus urgent), soit quitter OneDrive et donc libérer toutes les ressources consommées par l’exécution, sauf le stockage qui reste en place jusqu’au prochain redémarrage de OneDrive.

Où placer le dossier de synchronisation ?

Par défaut, les éléments synchronisés sont mis dans le profil utilisateur, au même niveau que Documents, Images, Téléchargements. Si on fait des sauvegardes du profil utilisateur entier, mais qu’on considère que la synchro étant déjà dupliquée n’a pas à être encore sauvegardée – ce qui est un choix d’organisation, on peut placer la synchronisation ailleurs, par exemple sur un deuxième disque dur.

Pour changer l’emplacement de stockage, il faut le préciser à l’installation initiale ; sinon, si Onedrive a déjà été mis en route, il faut supprimer la synchro pour la reconfigurer.

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